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Wie können wir dem Fachkräftemangel begegnen und unsere Arbeitskultur neu gestalten?
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Plötzlich Digitalisierung? Die Corona-Herausforderung mischt die digitalen Karten neu. Jahrelang diskutiert und wenig praktiziert in Kommunalverwaltungen führt die aktuelle Krisenlage zum deutlichen Ausbau digitaler Infrastruktur. Einen spektakulären Boom erlebt die Büroarbeit im Homeoffice. Das Arbeiten in den eigenen vier Wänden stand bisher nicht im Fokus des strategischen Personalmanagements öffentlicher Einrichtungen. Daher mangelt es auch an Erfahrungen, wie man damit umgeht. Doch was heißt die Corona-Krise konkret für die Kommunalverwaltungen vor Ort? Praktiker nehmen dazu kurz und knackig Stellung.
Heute mit Markus Zwick, Oberbürgermeister von Pirmasens.
- Wie ist die Lage derzeit in Ihrer Stadtverwaltung? (Stichworte z.B. Arbeitszeitrahmen, veränderte Verwaltungsabläufe)
In Abstimmung mit ihren Vorgesetzten können die Personen, die der Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit unterliegen, bereits ab 6 Uhr in den Dienst kommen und bis abends bis 22.00 Uhr arbeiten. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die feste Arbeitszeiten haben, wurde der Dienstbeginn gestaffelt, damit nicht zu viele Personen zum gleichen Zeitpunkt die Betriebsgebäude betreten und dann auch wieder verlassen.Verwaltungsabläufe haben sich insbesondere insoweit verändert: während der krisenbedingten Schließung der Verwaltung waren Bürgervorsprachen nur nach telefonischer Terminvereinbarung möglich. Die Stadt öffnet gerade Schritt für Schritt die Verwaltung wieder und lässt unter strengen hygienischen Voraussetzungen auch unangemeldete Kundenkontakte zu. Da die Terminvergabe grundsätzlich von den Bürgern gut angenommen wurde, wird künftig mehr auf ein solches Vergabesystem gesetzt.Zudem wurde ein Pandemiekonzept erstellt bzw. angepasst, dass in Schlüsselpositionen eine Trennung in Gruppen vorsieht, so dass Schlüsselpersonal – bei Bedarf – möglichst nicht zur gleichen Zeit am Büroarbeitsplatz befindet. So wechseln sich diese Gruppen in Heimarbeit und im Büro ab. Interne Absprachen finden durch Telefonate und
E-Mail statt.
- Wie viele Mitarbeiter der Pirmasenser Stadtverwaltung arbeiten derzeit im Homeoffice? Wie sind die ersten Erfahrungen mit dem Arbeiten im Homeoffice?
Derzeit arbeiten 73 Personen in alternierender Telearbeit. Die Erfahrungen aus dem Homeoffice sind überwiegend positiv aber differenziert zu betrachten. Überall dort, wo der Aufgabenbereich einen unmittelbaren Kontakt, insbesondere mit Kunden, oder einen schnellen Austausch mit unterschiedlichen Kollegen erfordert, ist Homeoffice weniger geeignet. In der Sachbearbeitung dagegen stellt es eine zusätzliche Alternative zum Büroarbeitsplatz dar. - Aus der Not eine Tugend machen: Kommt jetzt das Ende der Papierverwaltung? Wird jetzt das kommunale Leben vollends digital?
Unabhängig von der Corona-Krise beabsichtigt die Stadt Pirmasens, in den kommenden Jahren durch Einführung eines Dokumentenmanagementsystems papierlos zu werden. Auch die Einführung des Onlinezugangsgesetzes wird dazu führen, dass wesentliche Bereiche der kommunalen Verwaltung digitalisiert werden. Wir befinden uns mitten in der Transformation zur „Digitalen Verwaltung“.
- Wie agiert die Kommunalpolitik in diesen Zeiten? Nutzen Sie Videokonferenzen in der Verwaltungsspitze? Tagt noch der Stadtrat?
Die Kommunikation erfolgt mittlerweile auch wieder in Sitzungen der Verwaltungsspitze, selbstverständlich unter Einhaltung besonderer Hygieneregeln. Daneben sind und waren Telefonkonferenzen das Mittel der Wahl. Diese finden regelmäßig statt mit dem Krisenstab sowie den Fraktionsvorsitzenden im Stadtrat. Zusätzlich werden auch Videokonferenzsysteme getestet. Es zeichnet sich ab, dass diese dauerhaft zum Einsatz kommen werden.Eine Sitzung des Stadtrats im März wurde abgesagt. Im April fand eine Sitzung in verkleinerter Form und unter strengen Hygienebedingungen in der Festhalle Pirmasens statt. - Ein Blick in die optimistische Glaskugel: Was wird sich aus Ihrer Sicht nach der Corona-Krise in Pirmasens verändern?
Pirmasens hat vergleichsweise wenige Krankheitsfälle zu verzeichnen. Dies ist auch zurückzuführen darauf, dass die Bürger ihre gegenseitige Verantwortung füreinander vorbildlich wahrgenommen haben. Die Stadtgesellschaft ist daher durch die Krise noch enger zusammengerückt.Zudem bleibt die Überzeugung, dass die Verwaltung gut und modern aufgestellt ist und künftig noch flexibler auf ungewohnte Situationen reagieren kann, auch unter Einsatz digitaler Möglichkeiten. Die Erfahrungen werden in der Verwaltung unter anderem dazu führen, dass längere Dienstreisen zu Sitzungen durchaus verzichtbar sind und Telefon- oder Videokonferenzen verstärkt zum Einsatz kommen.
Vielen herzlichen Dank für die Beantwortung der Fragen
Rolf Dindorf
Bild: (c) Stadt Pirmasens
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