Wie können wir dem Fachkräftemangel begegnen und unsere Arbeitskultur neu gestalten?
Agile Arbeitsmethoden sind traditionell in der Softwareentwicklung weit verbreitet, finden aber auch zunehmend Anwendung in anderen Bereichen, einschließlich der Verwaltung. Der agile Ansatz bietet viele Vorteile, wie Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und die Möglichkeit, schnell auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren. Agile Werkzeuge sind kein Selbstzweck und kein Allheilmittel für jegliche Organisations- und Prozeßprobleme der Kommunalverwaltung. Damit kein Schiffbruch eintritt, muss genau in der Behörde geprüft werden, welche agile Methode wo in welchem Umfange eingesetzt wird.
Hier sind einige – vereinfacht dargestellte – agile Arbeitsmethoden, die für die Verwaltung geeignet sein können:
- Scrum ist ein populäres agiles Rahmenwerk, das auf Iterationen und inkrementeller Entwicklung basiert. Es umfasst die Bildung eines cross-funktionalen Teams, das in kurzen Zeitabschnitten, sogenannten Sprints, arbeitet. Die Arbeit wird in User Stories organisiert, die in einem Product Backlog priorisiert werden. Das Team trifft sich regelmäßig zu kurzen Daily Stand-up-Meetings, um den Fortschritt zu besprechen und Hindernisse zu identifizieren.
- Kanban ist ein visuelles System zur Arbeitsorganisation. Auf einem Kanban-Board werden die einzelnen Aufgaben auf Karten (Tickets) festgehalten und in verschiedenen Spalten angeordnet, die den Status der Aufgaben/ Projektabläufe darstellen (z. B. „Aufgabe“, „In Bearbeitung“, „Fertig“). Das Team kann den Fortschritt leicht verfolgen und Prioritäten setzen, indem es die Karten von einer Spalte zur nächsten bewegt. Trello bietet sich als webbasierte Version an.
- Design Thinking ist ein iterativer Prozess, der verwendet wird, um innovative Lösungen für komplexe Probleme zu entwickeln. Es kann auf Verwaltungsarbeit angewendet werden, um die Bedürfnisse der Kunden, Bürgerinnen oder Stakeholder besser zu verstehen und Lösungen (z. b. einen allgemeinverständlichen Wohngeldantrag) zu entwickeln, die diese Bedürfnisse erfüllen.
- Agile Arbeitsmethoden betonen die Bedeutung von selbstorganisierten Teams. In der Verwaltung können Projekt-Teams dazu ermutigt werden, Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen und Entscheidungen gemeinsam zu treffen. Durch die Förderung der Teamarbeit und den Austausch von Wissen kann die Effizienz und Produktivität verbessert werden. Zur Erfolgsgeschichte werden selbstorganisierte Arbeitsgruppen nur dann, sofern Verwaltungsmitarbeiter entsprechende Fortbildungen erhalten.
- Die Retrospektive ermöglicht es dem Team, regelmäßig zu lernen und sich anzupassen. Sie fördert die offene Kommunikation, den Wissensaustausch und die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsweise. Sie findet am Ende eines Entwicklungszyklus statt und dient dazu, das Team zu reflektieren und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Durch die Reflexion und das Lernen aus vergangenen Erfahrungen kann das Team seine Effizienz und Effektivität steigern und Probleme frühzeitig erkennen und beheben.
Bis in die Haarspitzen lassen sich agile Methoden nur dann langfristig in die Verwaltungsorganisation integrieren, wenn die damit verbundenen agilen Prinzipien und Werte verstanden und gelebt werden. Dazu gehören Transparenz, selbstorganisierte Zusammenarbeit, Einfachheit, Fehlerkultur und kontinuierliches Lernen (und damit eine individualisierte Fort- und Weiterbildung).
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Photo: iStock (c)
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