7 Tipps zur Selbstorganisation im Homeoffice bei der Verwaltung

Selbstorganisation im Homeoffice öffentliche Verwaltung

Arbeiten Sie auch zum ersten Mal im Homeoffice als Beschäftigter im öffentlichen Sektor?
Corona macht es verstärkt möglich. Aus der Not wird eine Tugend gemacht. Homeoffice wird für viele Beschäftigte im öffentlichen Dienst zur ungewohnten Übung. Damit das Arbeiten im Homeoffice produktiv wird sollten folgende Tipps beachtet werden:

  1. Wo möglich richten Sie sich einen separaten provisorischen Arbeitsplatz in einem eigenen Zimmer ein
    Auch wenn in den Medien häufig der Eindruck erweckt wird Homeoffice sei räumlich kein Problem trifft diese Sichtweise bei vielen Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltungen nicht zu. Viele Beschäftigte wohnen in Miete. Die Räumlichkeiten sind eben nicht auf ein plötzliches Homeoffice ausgelegt. Daher sind die neuen Heimarbeiterinnen und Heimarbeiter gezwungen kurzfristig provisorische Arbeitsplätze einzurichten. Idealerweise kann das neue Homeoffice in einem eigenen Raum eingerichtet werden. Alternativ sollte der Raum genutzt werden bei dem die größte Chance auf Ruhe besteht.
  2. Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement durch Zielsetzung
    Formulieren Sie eindeutige Ziele für Ihr tägliches Arbeitspensum. Nur bei eindeutig gesetzten Zielen lässt sich am Tagesende ermitteln ob die Zielgerade erreicht wurde.
    Für die Priorisierung Ihrer Ziele gibt es verschiedene Methoden:
    – Eisenhower-Methode
    – PEPE-Regel
    – Pareto-Prinzip
    – ALPEN-Methode
  3. Stellen Sie einen glasklaren Zeitplan auf
    Sofern in Ihrem Team nicht schon Spielregeln vereinbart wurden bleiben Sie am Ball. Entwickeln Sie gemeinsam eine zeitlichen Ablaufplan für die virtuelle Teamarbeit. Stellen Sie ebenso für sich einen Tagesplan auf.
  4. Nadelöhr Selbstdisziplin: Halten Sie sich strikt an Ihren Zeitplan
    Was nützt die schönste planerische Theorie ohne Umsetzung? Disziplin ist das Zauberwort der Stunde. Kontrollieren Sie am Ende des Arbeitstages die Zielerreichung.
  5. Ermitteln Sie Ihre Zeitfresser
    Machen Sie wirklich die richtigen Sachen? Und die richtig? Wie gehen Sie mit Störungen um? Führen Sie eine Aktivitätenkontrolle eines Arbeitstages durch. Was machen Sie wirklich während der Arbeit?
    Beherzigen Sie den Rat von Prof. Peter F. Drucker: „Um ein Mindestmaß an Effektivität zu erreichen, muss der Wissensarbeiter relativ viel Zeit an einem Stück für eine Tätigkeit aufwenden. Weniger als dieses Mindestmaß aufzuwenden ist gleichbedeutend mit Verschwendung. Bleibt man nicht eine gewisse Zeit bei der Sache, so erreicht man nichts und muss beim nächsten Mal von vorn anfangen.“ (Peter F. Drucker: Was ist Management?. 7. Auflage. Berlin 2014. S. 269)
  6. Behalten Sie die Fäden bei den Pausen in der Hand
    Vergessen Sie bei der Strukturierung Ihres Arbeitstages nicht die notwendigen Pausen. Sie dienen sowohl der geistigen als auch körperlichen Erholung. Kommunizieren Sie diese Zeiten auch in Ihrem Team.
    Gerade Beschäftigte, die langes Sitzen nicht gewohnt sind sollten sich Übungen zum Ausgleich des Bewegungsmangels anschauen.
  7. Laufen Sie mit den digitalen Werkzeugen in die richtige Richtung?
    Überlegen Sie genau, welcher digitale Bedarf überhaupt für Ihre kollaborative Zusammenarbeit im Homeoffice notwendig ist. Sofern nicht die eigene IT-Abteilung in der Verwaltung alles abwickelt prüfen Sie den wirklich notwendigen Bedarf an digitalen Tools. Unzählige Berater und Firmen wollen ihre digitalen Produkte verkaufen. Doch werden die wirklich gebraucht? Lassen sich damit die Aufgaben sinnvoll bewerkstelligen? Wie sieht es mit der Nutzung nach Corona aus?
    Hier geht es zu einer Liste mit digitalen Instrumenten für das Homeoffice

Und wenn es mal wieder schwerfällt mit der Selbstorganisation denken Sie an Goethe:
Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel!
Johann Wolfgang von Goethe

Photo: iStock (c)

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