10 Punkte, die Sie bei Online-Besprechungen im Homeoffice beachten sollten

Homeoffice öffentlicher Dienst Online-Besprechungen

Plötzlich Homeoffice? Führen im Homeoffice war gerade im öffentlichen Dienst keine typische Angelegenheit. Das Arbeiten in den eigenen vier Wänden stand bisher nicht im Fokus des strategischen Personalmanagements öffentlicher Einrichtungen. Daher mangelt es auch an Erfahrungen, was man beispielsweise bei Online-Meetings beachten muss. Die folgenden 9 Punkte geben daher Hilfestellung.

  1. Ein Erfolgsmerkmal effizienter Online-Besprechungen im öffentlichen Sektor liegt in der Häufigkeit. Wie viel Online-Meetings sind wirklich notwendig? Zeitfressende Online-Konferenzen ohne gewinnbringenden Output verursachen nur Aufwand sowie Frust bei allen Beteiligten.
  2. Setzen Sie eine positive Spirale beim Online-Meeting durch eine sorgfältige Besprechungsvorbereitung in Gang. Verhaltensregeln, zeitlicher Ablauf, technische Details… Konkrete Ergebnisse erfordern eine Vorarbeit. Wer setzt welche Agenda wann auf?
  3. Duftnote setzen – Machen Sie sich Gedanken wer der Online-Moderator/die Online-Moderatorin sein soll. Müssen das unbedingt Sie sein? Lassen Sie jeden doch mal die Moderationsrolle übernehmen. Das stärkt das Selbstvertrauen der Mitarbeiter/innen im Referat.
  4. Hand aufs Herz: Sich im Video sehen ist ungewohnt (und manchmal unangenehm). Führen im Homeoffice fällt für alle Mitarbeitenden leichter mit eingeschalteter Kamera. Wochenlang im heimischen Büro sitzen und nur Avatare der Teammitglieder anschauen motiviert nicht gerade. Gehen Sie als Führungskraft voraus. Niemand erwartet in dieser Ausnahmesituation High-End Videos.
  5. Beachten Sie beim Arbeiten in den eigenen vier Wänden wo Sie die Online-Videokonferenz durchführen. Stichworte sind hier Hintergrund, Lautstärke, Ablenkung…
  6. Vom Musterschüler zum Sorgenkind: Denken Sie an die Kleidung bei der Online-Besprechung.
  7. Da für viele Beschäftigte im öffentlichen Dienst Online-Videokonferenzen Neuland sind gehören auch glasklare Kommunikationsregeln dazu. Ziel muss es sein, eine aktive und konstruktive Beteiligung aller Teilnehmenden zu erreichen. Disziplin ist gefordert. Vielredner müssen gestoppt. Kurze Wortbeiträge zur Sache angeregt werden.
  8. Achten Sie darauf, dass heikle Themen nicht unter den Teppich gekehrt werden. Sicherlich gibt es konfliktbeladene Themen, die besser im persönlichen Gespräch geregelt werden. Doch nicht jedes konflikthaltige Problem kann und darf aufgeschoben werden.
  9. Noch nie war Vertrauenskultur so zentral wie heute. Als Führungskraft muss man zwangsläufig in Vorleistung gehen. Indem Führungskräfte ihren Mitarbeitern Vertrauen schenken erhalten sie ein loyales Feedback. Gerade in herausfordernden Zeiten wie in unseren Tagen ist dies ein zentraler Angelpunkt damit sich Beschäftigte mit Überzeugung und Herzblut für Ihre Verwaltung engagieren.
  10. Vergessen Sie beim Online-Meeting nicht qualitative Beschlüsse herbeizuführen. Das allein reicht aber nicht. Sichern Sie die Verbindlichkeit der festgelegten Vereinbarungen. Schon fangen Sie bei der nächsten Online-Besprechung wieder bei Null an.

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Photo: iStock (c)


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