Die Interviewreihe „Kür oder Pflicht? Digitalisierung in der Kommunalverwaltung“ – heute mit Jutta Steinruck

Jutta Steinruck OB Ludwigshafen

Die nächsten Jahrzehnte werden durch den digitalen Wandel geprägt sein dem sich auch die Kommunen nicht entziehen können. Flexibilität und Schnelligkeit in einer immer rascher drehenden Welt werden auch von der Kommunalverwaltung verlangt (z.B. Apps, Öffnungszeiten, E-Government). Städte und Gemeinden bewegen sich hin zur Smart City.
Doch was heißt das konkret für die Stadtverwaltungen vor Ort? Praktiker nehmen dazu kurz und knackig Stellung.
Heute mit Jutta Steinruck, Oberbürgermeisterin von Ludwigshafen.

1. Welche Digitalisierungsstrategie verfolgt Ludwigshafen?
Wir verstehen Digitalisierung als Ausrichtung der Leistungen der Verwaltung auf medienbruchfreie digitale Wege zum Kunden (Bürger*innen, Unternehmen, andere Behörden,…) und zurück. Entsprechend sind wir bestrebt, Services und Prozesse zum „Kunden“ hin digital und innovativ zu gestalten. Dies sind z.B. Online-Services, die es unseren Kunden ermöglichen, unmittelbar Verwaltungsleistungen digital abzuwickeln. Wir sind bestrebt, unseren Kunden Informationssysteme bereitzustellen, die ihnen einen schnellen Zugang zu Informationen über spezifische Verwaltungsleistungen ermöglichen.

Dort, wo Verwaltungsleistungen noch nicht digital angeboten werden können, sollen Basissysteme wie beispielsweise die Online-Terminvereinbarung mittelbar den Zugang zu Verwaltungsleistungen vereinfachen. Die Stadtverwaltung fördert die Digitalisierung interner Prozesse und die Schaffung von digitalen Basisdiensten als Grundlage weiterer Serviceangebote.

Eine wichtige Rolle spielen auch die partizipativen – auf die Bürgerbeteiligung ausgerichteten – digitalen Plattformen.
Als Grundlage unseres Handelns haben wir bereits Ende 2015 einen E-Government-Masterplan in den politischen Gremien (Hauptausschuss am 30.11.2015) vorgestellt. Er beschreibt Ziele und Rahmenbedingungen für das Verwaltungshandeln und formuliert Empfehlungen für das weitere Vorgehen in Form einer Roadmap. Mit der Umsetzung der Roadmap wurde 2016 begonnen.

2. Ein Blick in die Zukunft: Wie schaut die Smartcity Ludwigshafen im Jahr 2030 aus?
Im Jahr 2030 können die Bürger alle Kontakte mit der Verwaltung über digitale Kanäle abwickeln. Nur noch in Ausnahmefällen ist der persönliche Besuch der Behörde nötig. Über die Angebote der Verwaltung und die Abläufe kann man sich einfach und umfassend online informieren. Bereits jetzt kann im Vorfeld online ein Termin vereinbart werden, um die Wartezeit zu minimieren. Digitalisierung von Verwaltungshandeln und -services gehört genauso dazu, wie das Nutzen der Möglichkeiten von ePartizipation. Da sind wir in Ludwigshafen bereits erfahren und bauen aus. Da kann man insofern in die Glaskugel schauen, dass eine Stadtverwaltung durch Digitalisierung und smarte Systeme einen Beitrag zur Stärkung von Bürgerbeteiligung und mithin unseres demokratischen Systems leistet.

Um die Verkehrsbelastung zu minimieren, sind Arbeitsprozesse so zu optimiert, dass das Arbeiten im Homeoffice möglich und akzeptiert ist. Generell lässt sich mit Blick auf das Thema Digitalisierung und Verkehr sagen, dass es im Jahr 2030 ein weiter ausgebautes integriertes Verkehrssystem gibt, das über das Smartphone abrufbar ist (ÖPNV, Carsharing, Leih-Pedelecs etc.).

Schulen und andere Bildungseinrichtungen sind technisch so ausgestattet, dass den Kindern ein verantwortungsvoller Umgang mit allen verfügbaren Medien aufgezeigt werden kann. Die technische Infrastruktur der Stadt ermöglicht im gesamten Stadtgebiet einen barrierefreien, sicheren Zugang zu allen Kanälen für Datentransfer.

3. Welche Veränderungen kommen durch die Digitalisierung auf den Personalbestand und die Personalentwicklung zu?
Es ist weder davon auszugehen noch beabsichtigt, durch die Digitalisierung Personal abzubauen. Aufgrund des demografischen Wandels entstehen bereits heute Personallücken. Durch Digitalisierung eingesparte Personalressourcen können bei Bedarf dann auch an anderer Stelle eingesetzt werden.
Es bleibt zu eruieren, welcher Schulungsbedarf im Rahmen der Digitalisierung bei den Mitarbeiter*innen besteht. Dieser wird zeitnah und zielgerichtet gedeckt.

4. Stichwort E-Government: Wo steht derzeit Ludwigshafen im Hinblick auf das Onlinezugangsgesetz?
Das Onlinezugangsgesetz legt einen wichtigen Grundstein zur weiteren Digitalisierung von Verwaltungsleistungen und stellt auch die Stadt Ludwigshafen vor große Herausforderungen. Ludwigshafen agiert hier im Verbund mit dem Land Rheinland-Pfalz und den Kommunen in Rheinland-Pfalz.
Das Land und die Kommunen haben sich in einer Kooperationsvereinbarung auf ein gemeinsames Vorgehen zur Umsetzung der Anforderungen des Online-Zugangsgesetzes geeinigt. Dabei werden Basisdienste wie Antragsmanagement, Bezahlsystem, sichere Kommunikationsdienste, E-Rechnungen und weitere IT-Infrastrukturen vom Land beschafft, ab 2019 im Landesbetrieb Daten und Information betrieben und den Kommunen zur Nutzung bereitgestellt. Die Kooperationsvereinbarung erweitert die langjährige Zusammenarbeit und legt die Grundlage für eine technische Standardisierung bei der Umsetzung der Verwaltungsprozesse in Rheinland-Pfalz.

Bereits jetzt entwickelt die Stadt Ludwigshafen im Verbund mit den anderen großen Städten in Rheinland-Pfalz, die im ZIDKOR (Zweckverband für Informationstechnologie und Datenverarbeitung der Kommunen in Rheinland-Pfalz) organisiert sind, digitale Prozesse und stellt diese den anderen Kommunen im ZIDKOR über eine Austauschplattform zur Verfügung. Auch das in Zusammenarbeit zwischen dem Land und den kommunalen Spitzenverbänden entwickelte gemeinsame Bürger- und Unternehmenskonto, das rlpServiceKonto, wird bei der Gestaltung digitaler Prozesse auf Einsatzmöglichkeiten geprüft.

5. Angesichts der Disruption und der raschen Veränderungsgeschwindigkeit unterliegt auch das Verwaltungshandeln der Erfordernis schnell zu handeln. Inwieweit ist aus Ihrer Sicht eine agilere Verwaltungsorganisation möglich?
Auch für die Stadt Ludwigshafen steigt der Druck hin zu mehr Agilität: Auch wir stehen vor der Herausforderung, immer schneller auf neue Rahmenbedingungen und komplexere Zusammenhänge reagieren zu müssen. Dies müssen wir bei der Gestaltung unserer Verwaltungsorganisation berücksichtigen. Der demografische Wandel zwingt uns dazu, neu zu denken, bestehende Arbeitsweisen zu hinterfragen und anders auszurichten.

Vor diesem Hintergrund wurde im Frühjahr 2015 das Projekt „Neue Ressourcensteuerung“ (NRS) gestartet. Die NRS verbindet ein organisatorisches mit einem partizipativen Verfahren. Die NRS ist ein Verfahren, bei dem die Verwaltung die von ihr geleisteten Aufgaben aktuell erfasst, unter die Lupe nimmt und anhand von verschiedenen Gesichtspunkten bewertet. Dabei wird erörtert, welche Aufgaben als Kernaufgaben der Verwaltung angesehen werden und welche nicht. Außerdem wollen wir definieren, wie wir unsere Kernaufgaben erfüllen wollen.

Die Digitalisierung unterstützt die Verwaltung bei der Reaktion auf sich ändernde Anforderungen im Sinne der Agilität. Prozesse und Abläufe können – nach Überprüfung und Optimierung – digital abgebildet und den sich wandelnden Bedürfnissen so Rechnung getragen werden.
Kommunikation ist ein zentrales Element agilen Handelns. Die Stadt Ludwigshafen legt deshalb höchsten Wert auf den Dialog mit den Bürgerinnen und Bürgern. So wurde beispielsweise der Stadtumbauprozess von Beginn an durch einen breiten Partizipationsprozess unterstützt und ist untrennbar mit ihm verbunden. Bürgerforen, Anwohnerversammlungen, Ausstellungen, Internetchats und Veröffentlichungen – dies alles dient dem Ziel, den Bürgerinnen und Bürgern die Chance zu geben, ihre Ideen, Wünsche, Anregungen sowie Bedürfnisse einzubringen und sich so aktiv am Umbau zu beteiligen.

Vielen herzlichen Dank für die Beantwortung der Fragen
Rolf Dindorf

Beitragsbild: (c) Jutta Steinruck


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